MENGELOLA PERTEMUAN RAPAT: MENGELOLA PERTEMUAN/RAPAT

A.Pengertian Rapat

pada umumnya,pertemuan/rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan

dibawah ini merupakan pengertian rapat,Yaitu sebagai berikut.

Meenurut kamus besar bahasa Indonesia, Rapat adalah (pertemuan) untuk membicarakan sesuatu;sidang;majelis.
Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
Rapat meerupakan musyawarah kelompok untuk mufakat
Rapat merupakan media komunikasi kelompok secara resmi

B. Fungsi Rapat

fungsi penyelenggaraan rapat, yaitu sebagai berikut

Untuk memecah masalah
Untuk menyampaikan informasi
Sebagai forum demokrasi
sebagai alat koordinasi
Sebagai sarana bernegosiasi
Sebagai sarana pembentukan peraturan

C.Jenis-Jenis Rapat

Menurut tujuannya

Rapat dapat dibedakan sebagai beikut.

a. Rapat penjelasan

yaitu rapat yanag dilakukan untuk memberikan penjelasankepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan, peserta rapat todak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan rapat,tetapi jga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

b. Rapat pemecah masalah

yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang di hadapi. pada rapat pemecah masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atu pendapat yang akan disimpulkan bersanma hasil esimpulan yang disepakati bersama merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang sedang di hadapi.

c.Rapat perundingan

yaitu rapt yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atu mencari jalan tengah agar tidak merugikan pihak yang berselisihan.

2. Menurut sifatnya

rapat dibedakan sebagai berikut.

a. Rapat resmi (Formal meeting)

yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sagat penting, dan berlakuperaturan keprotokolan yang mengatur kelancaan jalannya rapat.

b.Rapat tidak resmi

yaitu rapat yang diakukan tidak berdasarkan perencanaan yang formal

c.Rapat terbuka

yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua orang anggota organisasi/perusahaan dan mataeri yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.

d. Rapat tertutup

yaitu rapat yang dihadii oleh pesserta rapaat tertentu saja dan masalahya yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.

3. Menurut Jangka waktu

rapat dibedakan sebagai berikut.

a. Rapat mingguan

yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasana membahas masalah-masalh yang bersifat rutin.

b. Rapat bulanan

yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-maslah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c. Rapat semesteran

yatiu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan

d.Rapat tahunan

yatiu rapat yangdiadakan selama setahun sekali.contoh: rapat rutin saham,rapat dewan komisari,dan sebagainya.

4.Rapat menurut Frekuensi

a. Rapat rutin

yaitu rapat yang d=sudah ditentukan waktunya. contohya:rapat rutin mingguan,rapatrutin bulanan,rapat rutin mingguan, rapat rutin tahunan dan lain sebagainya.

b.Rapat insidental

yaitu rapat yang tidak terjadwal. biasanya rapat ini membahas masalah yang bersifat penting dan mendadak yang harus diselaesaikan bersama.

D. Syarat-Syarat Rapat yang Baik

rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan jika memenuhi syarat-syarat sebagai berikut.

Suasana Terbuka : suasana yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapapun . hindari sikap mencurigai atu berprasangka negatif di antara peserta rapat. suasanar rapat yang terbuka akan mengakibatkan ras kekeluargaan dan kerjasama yang tinggi antara para peserta rapat.

Tidak ada monofoli : Dalam suatu rapat, monofoli pembicaran oleh seorang peserta rapat atu oleh pimpinan rapat harus dihindarai. hal ini akan mengakibatkan jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif tidak berpartisifasi. Dalam rapat, semua pihak yang terlibat mempunyai pihak yang sama dalam mengeluarkan pendapat

Partisipasi aktif dari peserta rapat : Rapat dapat dikatakan baik apabila para peserta rapat ikut aktif dalam memecahkan permaslajhan yang dibahas dalam rapat. peserta rapat hendaknya dapat menjadi pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat emberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.

Bimbingan dan pengawsan dari pimpinan : pimpinan rapata harusa apata memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksananan rapat. seorang pemimpin rapat juga harus dapat mengawasi jalannya rapat sehingga pembahaan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
Perdebatan berdasarkan argumen bukan emosi : Dalam sebuah rapat, terjadi perdebatan adl;ah hal yang biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonofoli oleh peserta rapat yang saling berdebat . oleh karena itu, hindari perbedaan yagn berkepanjangan, perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasr fakta, bukan emosi

Pertanyaan singkat dan jelas : petanyaan- pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singakat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. pertanyaaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidakjelas dan cukup menyikat waktu. padahal dalam rapat, waktu sangat berharga sekali.

Disiplin waktu : melaksanakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

E. Tipe-tipe pemimpin rapat

Dalam sebuah rapat faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan jalannya rapat,berikut ini akan dibahaas mengenai tipe-tipe pemimpin rapat

Tipe Otoriter

ciri ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan otoriter antara lain, suka memaksakan kehendak,merasa paling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggung jawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

Tipe Demokratis

ciri-ciri seorang pemimpin rapat yang mempunyai tipe kepemimpinan demokrtis,antara lain bersifat terbuka,mau menrima kritik dansaran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing,pengarah,dan pemberi petunjuk serta terlibst langsung dalam interaksi kelompok. keputusan yang di ambil pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok.

Tipe Laissez-faire

ciri-ciri pemimpin rapaat yang mempunyai tipe kepemimpinan Laissez-faire antara lain memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk engendalikan jalannya rapat.pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif, dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. rapat yang di pimpin oleh seseorang dengan tipe kepemimpinan seperti ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan rapat yang di harapkan.

F. Tipe-tipe peserta rapat

peserta rapat memegang penting untuk mencapi keberhasilan dann kegiatan rapat.seorang pemimpin rapat hendaknya mengetahui dan memehami tipe-tipe para peserta rapatnya, sehingga memmudahkan untuk emimpin rapat. tipe-tipe peserta rapat adalah sebagi berikut.

1. Tipe pemberi informasi

peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu pengatahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatau, sehingga serinng di juluki dengan 'kamus berjalan' para peserta rapat yang memngalami kesulitan untuk memahami materi pembahasan-pembahasan dalam rapat,dapat meminta penjelasan dari peserta rapat yang bertipe ini.

2. Tipe pemberi semangat

peserta rapat dengan tipe pemberian semangat memiliki kemauan dan kemampuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakan orang lain. peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki moral dan disiplin kerja yang tingi sehingga orangya cukup berwibawa dan disegani oleh siapa saja.

3.Tipe Inisiatif

peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat pelaksanakan rapat menemui kemacetan/kebuntuan, karena kuarng atu tidak adanya data-data yang cukup untuk menyelesaykan masalah yang dibahas. pada saat demikian, peserta rapat bersifat inisiatif akan memberikan jalan keluar untuk penyelesaian yang dihadapi.

4. Tipe pemersatu

peserta rapat dengan tipe pemersatu akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika tejadi perbedaan pendapat diantar peserta rapat, sehingga sering disebut sebagai juru damai. peserta rapat yang mempunyai tipe ini biasanya memiliki sifat-sifat penuh pengertian, sabar, toleransi yang tiinggi, dan berjiwa besar.

5.Tipe penyerang

penyerang biasanya selalu menentang pendapat atu tidak setuju dengan pendapat peserta rapat yang lain. peserta rapat ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat oranglain, sehingga memancing timbulnya perdebatan yang panajang dan dapat menimbulkan perpecahan dalam kelompok. dalam hal ini, seorang p[emimpin rapat hendaknya cepat untuk mengambil tindakan agar tidak menimbulkan masalah baru

6.Tipe perantara

peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai perantara atau menjembatani antara orang atau kelompok yang berbeda. pesertarapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat yang lain yang masih kurang jelas, sehinga seluruh peserta menjadi jelas. tipe peserta seperti ini hampirsama dengan tipe peserta pemersatu yang selalum menginginkan kesatuan dan persatua dalam pelaksanaan rapat.

peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai bergaul, dapat depercaya dan memiliki wibawa diantara yang lain.

7. Tipe pendengar

peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. peserta rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. ia hany mendegarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat lainya,ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atu saran, dan lebih bersifat pendiam.

C. Funfsi Pemimpin rapat

seoran gpemimpin rapat harus dapat menjalankan fungsinya, agar rapat berjalan dengan tertib dan mencapai tujuan.fungsi pemimpin rapat adalah sebagai berikut.

Sebagai Pengarah

seorang pemimpin rapat harus dapat mengarhkan peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah ditentukan dapat tercapai. pengarahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas dalam rapat tetap dalam konteksnya,fokus, dan tidak tidak menyebar ke topik maslah lainnya.

Sebagi Penengah

seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atu perbedaan pendapat diantara para pesarta rapt. seorang spemimpin rapat harus mampu bersikap adli kepada semua peserta rapat, tidak memihak kepada seseorang/kelompok tertentu,dan tidak mencari-cari siapa yang salah dan siapa yang benar.

Sebagai Pencari Solusi

eorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagi pencari solusi jika rapat menalami kemacetan/kebuntuan. seorang pemimppin rapat dituntut haraus lebih memahami maslah yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan,wawasan, dan pengalaman yang luas.

Sebagai penggerak

seorang pemimpin rapat harus mampu mmenggerakan para peserta rapat untuk dapat berperan aktif dalam menyelesaikan masalah yang dibicarakan pada rapa. hal ini diperlukan, agar hasi yang di peroleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.

PENYELENGGARAAN PERTEMUAN/RAPAT

A.Hal-Hal Yang Harus Dipersiapkan dalam Menyelenggarakan Rapat Formal.

1. Membuat agenda rapat dan susunan acar rapat

contoh:

agenda rapat